In deel 1 ging het over voorraadbetrouwbaarheid en wat dat eigenlijk is. In deel 2 ging het over het meten van voorraadbetrouwbaarheid. In deel 3 ging het over waarom voorraadbetrouwbaarheid belangrijk is. In dit – vierde – deel de tips om niet mis te grijpen.
Dit stuk gaat dus niet – alleen maar – over oplossingen voor meer voorraadbetrouwbaarheid. Dit stuk gaat erover dat je niet wilt misgrijpen. En dat tegen de laagste kosten.
Van goedkope artikelen die overal te krijgen zijn is het goedkoper om meer veiligheidsvoorraad neer te leggen. Je doet dan niets met de voorraadbetrouwbaarheid. Je accepteert dat het laag is en kiest voor de goedkoopste oplossing: meer veiligheidsvoorraad.
Dure artikelen die moeilijk te krijgen zijn zul je juist wel werken aan voorraadbetrouwbaarheid. Ook hiervoor staan vele oplossingen hieronder genoemd.
De volgende (28!) oplossingen kon ik bedenken.
- Cycle counting. Artikelen waarvan de voorraadbetrouwbaarheid hoog moet zijn, vaker tellen
- Veiligheidsvoorraad. Meer voorraad neerleggen en ruim voordat het op is nieuwe bestellen
- Visuele controle. Dus een apart schap/vak, waar je in een oogopslag ziet hoeveel er liggen en waar je dagelijks even bij langs loopt om te controleren of de voorraad klopt met wat in het ERP-systeem staat
- Kits. Dus een soort koffer of plank waar de benodigde materialen (niet meer en niet minder) precies in passen
- Gesloten magazijn. Kan ook een afgesloten kast zijn. Alleen de magazijnmedewerker kan bij de spullen. Alleen de magazijnmedewerker kan boekingen in de voorraadadministratie doen
- Dubbel controle. Dus is er een voorraadmutatie, dan wordt dit door twee mensen onafhankelijk van elkaar gedaan. Zijn beide mutaties gelijk, dan wordt het pas doorgevoerd in het ERP-systeem
- Zoek de oorzaak. Op het moment dat er een afwijking geconstateerd wordt, is het zaak om de oorzaak te achterhalen: wat is er in werkelijkheid gebeurt en wat is er in het ERP-systeem gebeurt sinds de laatste controle. Dit is enorm belangrijk om te voorkomen dat je met de kraan open aan het dweilen bent
- Betrouwbare voorcalculatie. Aan de hand van een voorbeeld: Werkvoorbereiding heeft in de voorcalculatie bedacht dat er 10 stuks nodig zijn. Productie weet dat het er 12 moeten zijn. Dus geeft magazijn 12 stuks uit (of Productie pakt 12 stuks). De 2 extra worden apart genoteerd en moeten nog gecorrigeerd worden in het ERP-systeem. Dit blijft er vaak bij. Dus: hoe betrouwbaarder de voorcalculatie hoe minder kans op voorraadverschllen
- Verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Maak iemand verantwoordelijk voor de voorraadbetrouwbaarheid. Zorg ervoor dat deze persoon – en alleen deze persoon – boekingen in het ERP-systeem kan doen
- Maak een project voor het verbeteren van de voorraadbetrouwbaarheid, met een projectplan, stuurgroep, etc..
- Lage voorraden. Dit bespaart altijd geld, maar weinig voorraad is veel sneller – en met minder kans op fouten – geteld
- Geen voorraad. Heb je de voorraad niet hoef je het ook niet te tellen. Lijkt hetzelfde als het vorige punt, maar denk hier aan VMI (Vendor Managed Inventory) of voorraad in consignatie. De leverancier beheert de voorraad en zorgt voor beschikbaarheid in productie
- Nulcontrole. Je telt de voorraad als je de laatste uit het schap pakt. Je hoeft dan alleen maar te controleren of de voorraad in het ERP-systeem ook nul aangeeft en je hebt een telling/controle gedaan. Niets telt makkelijker dan nul!
- Two-bin. Je splitst de voorraad in tweeen, zeg twee dozen. Een ‘doos in het open magazijn’ waar men vrij uit mag pakken. Een ‘doos achter slot en grendel’. Is de ‘doos uit het open magazijn’ leeg, dan pak je de ‘doos achter slot en grendel’. Je controleert de voorraad in het ERP-systeem (een doos is altijd een vast aantal stuks, dus dat is weer makkelijk tellen/controleren) en corrigeert indien nodig
- Schap in drie kleuren (groen, oranje, rood). Dit is een variant op two-bin. Je maakt het schap in drie kleuren: groen voor, daarachter oranje en rood. Is het groen, dan mag men spullen pakken en afboeken. Is de oranje kleur zichtbaar, dan vindt er voorraadcontrole plaats en wordt een nieuwe bestelling geplaatst. Is rood zichtbaar, dan wordt gecheckt bij de leverancier of de bestelling loopt en of (en wanneer de spullen binnen komen)
- Een overzichtelijke indeling van het magazijn c.q. voorraad op de werkvloer. Een oorzaak van voorraadverschillen is vaak dat het er wel is, mensen weten alleen niet waar, kunnen het niet vinden en boeken de voorraad af. Maar het is er dus wel
- Fouten voorkomen door ‘poka yoke’. Kits maken is een voorbeeld van ‘poka yoke’. Je kunt ook denken aan producten die op elkaar lijken nooit naast elkaar in het schap leggen. Of een schap zo groot/klein maken dat er alleen bepaalde producten kunnen liggen. Er zijn zoveel creatieve oplossingen te bedenken die het eenvoudiger maken en nauwelijks iets kosten……
- Barcodes. Is niet de 100% oplossing voor voorraadverschillen, maar kan wel helpen om de administratie sneller en met minder kans op fouten te maken
- RFID. Producten worden van de voorraad geboekt door een chip (in of bij het product) die door een poortje gaat. Is niet de 100% oplossing, maar kan wel helpen
- PC’s , PDA’s of terminals op de werkplek. Boek de voorraad af daar waar het verbruikt wordt en maak het voor de mensen gemakkelijk om af te boeken. Dus niet ver lopen naar een kantoor, of eerst op een briefje schrijven om het in te leveren bij iemand die het briefje niet kan lezen, maar het gemakkelijk en minder foutgevoelig maken. Is niet de 100% oplossing, maar kan wel helpen
- Gewichtscontrole. Bepaalde producten lenen zich goed om de uitgifte niet te tellen, maar ze te wegen. Gedeeld door het gewicht per stuk weet het ERP-systeem hoeveel af te boeken. Is niet de 100% oplossing, maar kan wel helpen
- Geef de afdelling Verkoop haar eigen voorraad, c.q. haar eigen magazijn. Uit dit magazijn mag men onbeperkt spullen pakken en wordt aangevuld uit het centraal magazijn. Dit centraal magazijn is niet toegankelijk voor de afdeling Verkoop. Deze oplossing werkt op dezelfde manier ook voor afdelingen zoals R&D, Inkoop, Kwaliteit, Productontwikkeling, Service, Montage, …..
- Van normatief boeken naar niet-normatief boeken. ERP-systemen kunnen normatief boeken. Dus de voorraad afboeken volgens voorcalculatie. Dit doe je omdat het weinig administratieve lasten met zich meebrengt. Je accepteert dan alleen voorraadverschillen die je met een telling moet rechttrekken. Stap je over naar niet-normatief boeken dan is de voorcalculatie een advies die je bij iedere uitgifte moet corrigeren naar de werkelijkheid. Dit is meer administratieve last, maar ook een meer nauwkeurige voorraadadministratie.
- Goede opleiding voor gebruikers van het ERP-systeem. Dus geen dingen in het systeem doen ‘omdat het me zo uitgelegd is’ zonder precies te weten wat er gebeurt en waarom men bepaalde handelingen doet
- Betrouwbaarheid van gegevens in het ERP-systeem. Kloppen gegevens zoals bijvoorbeeld ‘aantal per verpakking’. Leveranciers – maar ook de eigen organisatie – veranderen continu. Wie zorgt er voor dat dit bijgewerkt wordt in het ERP-systeem?
- Consistente werkwijze in het ERP-systeem. Zorg er voor dat er voor alle artikelen/magazijnen zoveel mogelijk op dezelfde manier gewerkt wordt. Dus niet het ene product per stuk inboeken en het andere product per verpakking (van x stuks)
- Rechten in het ERP-systeem. Klinkt logisch, maar iets te vaak gezien dat mensen die de voorraad moeten af- of bijboeken helemaal geen rechten in het ERP-systeem hebben om dit te doen
- Borgen van kennis over voorraadbetrouwbaarheid en het ERP-systeem. Zorg ervoor dat kennis behouden blijft als mensen een andere functie krijgen. Dit kan door procedures/instructies te maken en mensen te controleren op het volgen van deze procedures/instructie
Met tellen van de voorraad moet je voorzichtig zijn. Het is niet de oplossing voor voorraadbetrouwbaarheid. Tellen is vaak de belangrijkste oorzaak voor voorraadverschillen. Dat komt doordat mensen gaan tellen die de producten niet kennen, er wordt geteld in een ‘magazijn in beweging’, er wordt fout geteld, er wordt fout opgeschreven, de voorraadcorrectie wordt fout ingevoerd in het ERP-systeem. Dus ook tellen moet je goed organiseren.
Tot zover 28 oplossingen om niet mis te grijpen en tot zover de serie artikelen over voorraadbetrouwbaarheid.
Heb je aanvullingen, laat het dan weten en reageer op dit artikel!
Meer over voorraadbeheer in de online training voorraadbeheer-basis ->
Meer over voorraadbeheer in de online training EJLog-Voorraadbeheer ->
Meer over voorraadbeheer in de online training ESLog-Voorraad Management ->
